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マンション管理ゼミナール第19回 これだけは知っておきたい!『管理事務室』の基礎知識

管理員が使用する管理事務室も大切な共用部分

 マンションのエントランス付近や1階エレベーターホールの脇など、居住者がよく通る場所に設置されていることが多い「管理事務室」。
 管理員が管理事務室にいることで、不審者の出入りをチェックするなど、その存在がマンション居住者の安心感につながっていることも多いようです。
 管理員が24時間常駐しているマンションもあれば、週に数日ゴミ出しと掃除のみを行い他の時間は無人というマンションもあります。これは管理組合が管理会社と交わす管理委託契約の中で、管理員業務をどの程度委託するかによって決まります。
 居住者であっても管理事務室にはほとんど入室の機会がなく、どのような部屋なのか知っている方は少ないと思います。そこで今回は、管理事務室の内部の様子や主な設備についてお伝えしたいと思います。

管理事務室にはどのような設備があるの?

給排水の異常や火災を知らせる警報盤があります。

 管理事務室は、中規模以上のマンションであれば初めから建設計画に織り込まれていることが多い共用部分ですが、設置については自治体の条例等により異なり、必須とは限りません。したがって管理事務室内に設置を義務付けられている設備もありません。
 しかし、実際にはマンション内で発生する、主に給排水系の異常を感知してランプの点滅やアラームで知らせる「警報盤」、火災発生を知らせる「自動火災報知設備の受信機」といった警報設備を管理事務室に設置しているケースが多くみられます。
 警報設備には大きく分けて、異常の発生を感知する「感知器」、ベルを鳴らして居住者に知らせる「発信機」、感知器や発信機からの信号を受け取る「受信機」で構成され、管理事務室に置かれている警報盤などは受信機にあたります。機種によって検知できるトラブルの種類は異なります。たとえば受水槽の水位が下がりすぎてしまったり、漏電などによりポンプが停止してしまうなどの給排水設備の異常を知らせるものや、居室および共用部分における火災を知らせるものは、建物の規模など消防法の設置基準に基づいて多くのマンションに導入されています。
 警報盤以外にも、防犯カメラのモニター、エレベーターインターホン、各住戸インターホン親機、マンションの管理規約や竣工図、長期修繕計画書や居住者名簿といった書類、共用部分の管理に必要な鍵などが保管されているのが一般的です。
 そのほか、清掃用具や工具類、雪かきの道具、交換用電球などの備品といった、マンションを管理するために必要な物品を備えている管理事務室もあります。管理事務室内の備品は管理組合のものである場合が多いのですが、詳細は管理委託契約の内容によって決まるため、マンションごとに異なります。

管理事務室でアラームが鳴っている!どうすればいいの?

原則、管理員が対応。管理員が不在のときは、緊急センター等に連絡を。

 マンション内のどこかで異常や火災を感知すると、管理事務室内にある警報設備のアラームが鳴り、同時に警報盤の表示ランプが点滅してトラブルが起きている場所を知らせてくれます。
 ただし、警報盤・自動火災報知設備の受信機自体は、トラブルが起きたことを受信する機器なので、消防署や管理会社に自動的に異常を知らせる機能は備えていません。日本ハウズイングの場合、「ライフガード24」というオンラインシステムを契約していれば、受信と同時に24時間対応の緊急センターと提携警備会社に自動発報され、警備員が駆け付けます。また、現場を確認した結果、設備に異常があると判断した場合は、緊急センターにて必要な技術スタッフ等を手配し、復旧作業にあたります。
 アラームが鳴った際、管理員が管理事務室に在室している場合はまず管理員が、警報設備が示す発生場所へ向かい、状況を確認します。子どもが誤って発信器を押してしまったなど明らかに異常のないことが確認できて初めて、アラームを停止することができます。
 管理員不在時にアラームが鳴っていることに気づいたら、管理事務室の窓口など目立つ場所に明示されている緊急連絡先へ連絡しましょう。

管理事務室・管理員にまつわる常識・非常識
Q.管理事務室は管理会社の所有物である

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 管理事務室は多くの場合、管理組合の財産であり、共用部分に相当します。管理事務室内の主な備品も同様です。管理組合は、委託している管理会社に、管理業務を行わせるために必要な管理事務室、倉庫、器具、備品などを無償で貸し出していることになります。
※まれに管理事務室をディベロッパーなどの所有物としているケースがあります。

Q.警報盤のアラーム音量は自由に調整できる

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 自動火災報知設備やガス漏れ火災警報設備等の消防用受信機に付属するベルやブザーなど、音響装置の音量は、前方に1メートル離れた場所で70〜85デシベル以上必要であるという規格が定められています。
 仮に音が大きすぎると感じても、音量を自由に調整することはできません。

Q.管理員には個人的なことを頼んではいけない

○

 通常、管理員は管理会社に雇われた従業員としてマンションに派遣されます。管理組合による直接雇用でなれば、管理員の業務内容は管理組合と管理会社が結んだ管理委託契約で決められています。
 マンションによって多少の違いはありますが、受付、点検の立ち会い、共用部分の鍵の保管や貸出、備品管理、お知らせ事項の掲示、設備監視、管理会社への報告・連絡、清掃といった業務を請け負うのが一般的。原則、共用分の管理を対象とした決められた業務のみを行います。そのため、「自宅のトイレの詰まりを直して」「自宅の電球を交換して」など、個人的な依頼は受けることができません。

「管理コストの見直し」や「管理会社の変更」をご検討中の管理組合様は
日本ハウズイングにぜひご相談ください。
お客様それぞれにあった最適なプランを考え、ご提案いたします。

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